Techniques de classement et d’archivage de documents

Durée de la formation

Trois jours intenses…

Objectifs

  • Identifier les différents types d’information dans l’entreprise.
  • Organiser un espace ergonomique pour optimiser le rendement.
  • Se préparer en amont dans la chaîne documentaire pour asseoir un archivage efficace.
  • Etablir un plan de classification méthodique et universel.
  • Distinguer les supports d’archivage, leur utilisation, leur limite.
  • Mettre en place un système d’archivage efficient.

Public cible

Toute personne voulant simplifier et améliorer son classement (Secrétaires, assistantes, documentalistes, etc.).

Programme provisoire

  1. L’information
    • Qu’est-ce qu’une information ?
    • Classification des informations
    • Les qualités d’une bonne information
    • Le contrôle, la circulation des informations et les supports utilisés
  2. Pour commencer, un peu d’ordre…
    • Vos objectifs
    • Mettre de l’ordre dans son bureau
    • Un matériel de bureau opérationnel
    • Les secrets d’une bonne organisation
    • L’ergonomie où l’optimisation en poste
  3. Le classement efficace pour optimiser l’archivage
    • Ne confondez pas classification et classement
    • Le choix et la nécessité d’une classification
    • CLASSEMENT : Quel système de classement adopter ?
  4. Le plan de classification
    • Présentation
    • Le choix des descripteurs
    • La structure du plan de classification
    • La classification par sujets
    • La classification par niveaux
    • La codification
    • L’index du plan de classification
    • La modification du plan de classification
  5. Le cycle de vie des documents
    • Procédure de transfert
    • Traitement des documents inactifs
  6. Les supports d’archivage
    • L’archivage traditionnel
    • Les microformes
    • la numérisation des documents
    • Les supports numériques de stockage
    • Papier ou support informatique ?
  7. Mobilier, matériel et supports électroniques
    • Mobilier de classement ou de rangement
    • Les méthodes de rangement
    • Une méthode de classement souple et évolutive
    • Les classeurs pour supports numériques
    • Les dossiers électroniques
    • Ergonomie et gestion des documents
  8. La gestion de la documentation
    • Faites l’état des lieux
    • Planifiez votre travail
    • Comment accélérer les retours des revues ?
    • Faut-il tout faire circuler ?
    • Confidentialité des documents actifs
    • Classer pour retrouver
    • Enrichissez votre bibliothèque
  9. Présentation d’un logiciel de Gestion Electronique et d’archivage de Documents