Techniques de classement et d’archivage de documents
Durée de la formation
Trois jours intenses…
Objectifs
- Identifier les différents types d’information dans l’entreprise.
- Organiser un espace ergonomique pour optimiser le rendement.
- Se préparer en amont dans la chaîne documentaire pour asseoir un archivage efficace.
- Etablir un plan de classification méthodique et universel.
- Distinguer les supports d’archivage, leur utilisation, leur limite.
- Mettre en place un système d’archivage efficient.
Public cible
Toute personne voulant simplifier et améliorer son classement (Secrétaires, assistantes, documentalistes, etc.).
Programme provisoire
- L’information
- Qu’est-ce qu’une information ?
- Classification des informations
- Les qualités d’une bonne information
- Le contrôle, la circulation des informations et les supports utilisés
- Pour commencer, un peu d’ordre…
- Vos objectifs
- Mettre de l’ordre dans son bureau
- Un matériel de bureau opérationnel
- Les secrets d’une bonne organisation
- L’ergonomie où l’optimisation en poste
- Le classement efficace pour optimiser l’archivage
- Ne confondez pas classification et classement
- Le choix et la nécessité d’une classification
- CLASSEMENT : Quel système de classement adopter ?
- Le plan de classification
- Présentation
- Le choix des descripteurs
- La structure du plan de classification
- La classification par sujets
- La classification par niveaux
- La codification
- L’index du plan de classification
- La modification du plan de classification
- Le cycle de vie des documents
- Procédure de transfert
- Traitement des documents inactifs
- Les supports d’archivage
- L’archivage traditionnel
- Les microformes
- la numérisation des documents
- Les supports numériques de stockage
- Papier ou support informatique ?
- Mobilier, matériel et supports électroniques
- Mobilier de classement ou de rangement
- Les méthodes de rangement
- Une méthode de classement souple et évolutive
- Les classeurs pour supports numériques
- Les dossiers électroniques
- Ergonomie et gestion des documents
- La gestion de la documentation
- Faites l’état des lieux
- Planifiez votre travail
- Comment accélérer les retours des revues ?
- Faut-il tout faire circuler ?
- Confidentialité des documents actifs
- Classer pour retrouver
- Enrichissez votre bibliothèque
- Présentation d’un logiciel de Gestion Electronique et d’archivage de Documents
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